PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN (PTM) PUSKESMAS

Pertemuan Tinjauan Manajemen (PTM) Puskesmas

Pertemuan yang dilakukan oleh manajemen Puskesmas secara periodik untuk meninjau kinerja sistem manajemen mutu, dan kinerja pelayanan atau upaya Puskesmas guna memastikan kelanjutan, kesesuaian, kecukupan, dan efektifitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan Puskesmas.

Fokus Tinjauan Manajemen

• Menilai apakah sistem manajemen efektif dan efisien : dilihat dari capaian kinerja
• Menilai apakah sistem manajemen (Puskesmas, dan sistem manajemen mutu berjalan sesuai dengan pedoman-pedoman yang ada dalam standar akreditasi dan efektif dalam menyelesaikan permasalahan pelayanan)
• Menilai efektifitas perbaikan yang dilakukan
• Menindak lanjuti dalam perbaikan terhadap sistem manajemen mutu, dan sistem penyelenggaraan pelayanan

Efektivitas Dari Sistem Manajemen Dilihat Dari

• Capaian kinerja organisasi (efektivitas organisasi, dan efisiensi penggunaan sumber daya), yang dilihat dari :
• Hasil capaian kinerja : outcome, process
• Hasil audit kinerja (outcome, process) oleh auditor internal
• Kejadian/insiden yang tidak diharapkan
• Efektivitas upaya perbaikan yang dilakukan :
• Tindak lanjut hasil audit
• Tindak lanjut capaian kinerja yang rendah
• Tindak lanjut terhadap keluhan pelanggan
• Ketersediaan sumber daya untuk penyelenggaraan pelayanan
• Pelaksanaan dan efektifitas dari regulasi internal yang ada (kebijakan, pedoman/panduan, SOP)

Pelaksanaan Pertemuan Tinjauan Manajemen Mutu (PTM)

Pertemuan Tinjauan Manajemen (PTM) dipimpin oleh penanggung jawab mutu. Yang harus diundang atau harus ada saat pertemuan tinjauan manajemen yaitu kepala puskesmas, penanggung jawab mutu, audit internal (ketua & anggota), auditee (terutama yang belum sempat diaudit), penanggung jawab usaha (administrasi manajemen/ADMEN, usaha kesehatan masyarakat/UKM, usaha kesehatan perorangan/UKP), pengendalian & pencegahan infeksi (PPI), manajemen resiko dan kepuasan/komplain pelanggan. 

Agenda Pertemuan Tinjauan Manajemen

• Pembukaan oleh penanggung jawab manajemen mutu
• Arahan dari kepala Puskesmas
• Pembahasan hasil pertemuan tinjauan manajemen mutu yang lalu
• Pembahasan hasil audit internal
• Pembahasan umpan balik/keluhan pelanggan
• Hasil penilaian kepuasan  pelanggan
• Hasil penilaian kinerja
• Masalah - masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, penyelanggaraan pelayanan (klinis dan UKM)
• Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan (klinis & UKM)
• Rekomendasi untuk perbaikan
• Penutup

Langkah - Langkah Pertemuan Tinjauan Manajemen

• Penanggung jawab manajemen mutu bersama kepala Puskesmas mempersiapkan pertemuan tinjauan manajemen : rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundang
• Penanggung jawab manajemen mutu mengundang peserta pertemuan
• Penangggung manajemen mutu memimpin pertemuan/rapat tinjauan manajemen : melaksanakan sesuai agenda, memimpin proses paparan/diskusi selama pertemuan berlangsung
• Penanggung jawab manajemen mutu memberikan umpan balik/simpulan rapat tinjauan manajemen
• Penanggung jawab manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah pertemuan/rapat tinjauan manajemen

Karakteristik Pertemuan Tinjauan Manajemen

• Berkala
• Direncanakan dengan baik
• Didokumentasikan dengan baik
• Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu & dampaknya pada mutu dan kinerja
• Membahas perubahan yang perlu dilakukan
• Hasil pertemuan ditindak lanjuti
• Tindak lanjut dipantau pelaksanaannya
• Pihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam rapat
• Pertemuan diawali dengan pembahasan  hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya
• Dilaksanakan dengan agenda yang jelas
• Menghasilkan luaran :
• Rencana perbaikan
• Rencana peningkatan kepuasan pelanggan
• Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan
• Rencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi persyaratan produk/layanan/pelanggan

Input Tinjauan Manajemen

• Hasil audit internal, melakukan pemaparan hasil audit baik yang sudah dilakukan maupun yang belum diselesaikan.
• Umpan balik pelanggan
• Kinerja proses
• Pencapaian sasaran-sasaran mutu maupun indikator-indikator kinerja
• Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan
• Tindak lanjut terhadap hasil tinjauan manajemen yang lalu
• Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan/upaya puskesmas
• Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan/penyelenggaraan upaya Puskesmas

Output Tinjauan

• Keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan :
• Peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan
• Peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan
• Identifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan
• Penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan agar sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan efektif