Area prioritas unit layanan puskesmas, 3H + 1P (High Risk, High volume, High Cost, Problem Priority), FMEA

Penentuan Area Prioritas Dalam Fasilitas Kesehatan (Puskesmas)

Penentuan area prioritas (upaya perbaikan mutu layanan klinis yang perlu diprioritaskan) diperlukan karena adanya keterbatasan sumber daya yang ada di puskesmas. Oleh karena itu tenaga dengan pengelolah puskesmas menetapkan prioritas fungsi dan proses pelayanan yang perlu disempurnakan.

Penetapan prioritas dilakukan dengan kriteria misalnya (3H + 1P): high risk, high volume, high cost dan kecenderungan terjadi masalah/problem, atau didasarkan atas penyakit, kelompok sasaran, program prioritas.

Cara menentukan area prioritas di Puskesmas : 

• Melakukan pertemuan yang melibatkan petugas pemberi layanan klinis
• Menyusun semua unit pelayanan yang terdapat di puskesmas
• Melakukan identifikasi fungsi dan proses pelayanan yang diprioritas untuk diperbaiki dengan kriteria yang ditetapkan menggunakan kriteria 3H + 1P (high risk, high volume, high cost & prioritas masalah/problem)
• Memberi skor 1-10 untuk setiap unit layanan berdasarkan kriteria yang ditetapkan dengan (skor paling tinggi diberikan kepada unit layanan yang memiliki kecenderungan tertinggi terhadap kriteria yang ditetapkan)
• Misalnya untuk unit pelayanan yang memiliki kriteria high risk (resiko tinggi). Laboratorium termasuk unit layanan dengan tingkat resiko yang tertinggi (penyebaran infeksi yang cukup tinggi, sample yang tertukar dll) maka dalam penentuan kriteria high risk (resiko tinggi) laboratorium memiliki skor tertinggi yaitu 10, baru kemudian unit layanan lain mengikuti dengan skor dibawah 10
• Setelah semua unit layanan diberi skor sesuai dengan kriteria yang ditetapkan 3H + 1 P, dihitung nilai akumulasi dari stiap unit layanan tersebut
• Unit layanan yang memiliki skor/nilai akumulatif paling tinggi dipilih & ditetapkan sebagai area prioritas (unit layanan yang perlu diperbaiki lebih dahulu), salah satunya dilakukan FMEA untuk SOP unit layanan tersebut.

Berikut contoh penetapan area prioritas di puskesmas

Jadi berdasarkan tabel pemilihan dan penentuan area prioritas diatas didapatkan 3 area prioritas yang perlu diperbaiki lebih dahulu yaitu : Laboratorium, Ruang farmasi serta Ruang pendaftaran/Rekam medis.

Failure Mode Effect Analysis (FMEA) : Pengertian dan Prosedur Melakukan FMEA

FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS (FMEA)

• FMEA dilakukan atau dikerjakan jika tidak ada kejadian, tetapi kita akan memperbaiki suatu sistem agar meminimalkan resiko yang terjadi
• FMEA adalah suatu alat mutu untuk mengkaji suatu prosedur/SOP secara rinci dan mengenali model – model adanya kegagalan atau kesalahan pada suatu prosedur, melakukan penilaian terhadap tiap model kesalahan atau kegagalan dengan mencari penyebab terjadinya, mengenali akibat dari kegagalan atau kesalahan dan mencari solusi dengan melakukan perubahan desain atau prosedur.
• Langkah – langkah melakukan FMEA :

• Membentuk tim FMEA : orang – orang yang terlibat dalam suatu proses
• Tetapkan tujuan, keterbatasan dan jadwal tim
• Tetapkan peran dari tiap anggota tim
• Gambarkan alur proses yang ada sekarang
• Kenalilah failure modes pada proses tersebut
• Kenalilah penyebab terjadinya failure untuk tiap model kesalahan atau kegagalan
• Kenalilah apa akibat dari adanya failure untuk tiap model kesalahan atau kegagalan
• Lakukan penilaian untuk tiap model kesalahan atau kegagalan :

• Sering tidaknya terjadi (Occurance) : (OCC)

Nilai	Penjelasan	Pengertian
10	Kemungkinan terjadinya dapat dipastikan	Kesalahan terjadi paling tidak sekali sehari atau hampir setiap saat
9	Hampir tidak dapat dihindarkan	Kesalahan dapat diprediksi terjadi atau terjadi setiap 3 sampai 4 hari
8	Kemungkinan terjadinya sangat tinggi	Kesalahan sering terjadi atau terjadi paling tidak seminggu sekali
7
6	Kemungkinan terjadi tinggi sedang	Kesalahan terjadi sekali sebulan
5
4	Kemungkinan terjadi sedang	Kesalahan kadang terjadi, atau sekali tiap tiga bulan
3
2	Kemungkinan terjadi rendah	Kesalahan jarang terjadi atau terjadi sekitar sekali sehari
1	Kemungkinan terjadi amat sangat rendah	Kesalahan hampir tidak pernah terjadi, atau tidak ada yang ingat kapan terakhir terjadi

• Kegawatannya (Severity) : (SV)

Nilai	Penjelasan	Pengertian
10	Amat sangat berbahaya	Kesalahan yang dapat menyebabkan kematian pelanggan dan kerusakan sistem tanpa tanda - tanda yang mendahului
9	Sangat berbahaya	Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera berat/permanen pada pelanggan atau gangguan serius pada sistem yang dapat menghentikan pelayanan dengan adanya tanda yang mendahului
8
7	Berbahaya	Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera ringan sampai sedang dengan tingkat ketidakpuasan yang tinggi dari pelanggan dan/atau menyebabkan ganggang sistem yang membutuhkan perbaikan berat atau kerja ulang yang signifikan
6	Berbahaya sedang	Kesalahan berakibat pada cedera ringan dengan sedikit ketidakpuasan pelanggan dan/atau menimbulkan masalah besar pada sistem
5
4	Berbahaya ringan sampai sedang	Kesalahan menyebabkan cedera sangat ringan atau tidak cedera tetapi dirasakan mengganggu oleh pelanggan dan atau menyebabkan masalah ringan pada sistem yang dapat diatasi dengan modifikasi ringan
3
2	Berbahaya ringan	Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan pelanggan tidak menyadari adanya masalah tetapi berpotensi menimbulkan cedera ringan atau tidak berakibat sistem
1	Tidak berbahaya	Kesalahan tidak menimbulkan cedera tidak berdampak pada sistem

• Kemudahan untuk terdeteksi (detectability) : (DT)

Nilai	Penjelasan	Pengertian
10	Tidak ada peluang untuk diketahui	Tidak ada mekanisme untuk mengetahui kesalahan
9	Sangat sulit diketahui	Kesalahan dapat diketahui dengan inspeksi yang menyuluruh, tidak feasible dan tidak segera dapat dilakukan
8
7	Sulit diketahui	Kesalahan dapat diketahui dengan inspeksi manual atau tidak ada proses yang baku untuk mengetahui, sehingga ketahuan karena kebetulan
6
5	Berpeluang sedang untuk diketahui	Ada proses untuk double checks atau inspeksi tetapi tidak otomatis atau dilakukan secara sampling
4	Berpeluang tinggi untuk diketahui	Dipastikan ada proses inspeksi yang rutin tetapi tidak otomatis
3
2	Berpeluang sangat tinggi untuk diketahui	Dipastikan ada proses inspeksi rutin yang otomatis
1	Hampir dipastikan untuk diketahui	Ada proses otomatis yang akan menghentikan proses untuk mencegah kesalahan

• Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkali : OCC X SV X DT

Modus - modus kegagalan/kesalahan	Penyebab terjadinya	Akibatnya	Kemungkinan terjadinya (O=Occurrence)	Tingkat keparahan (S = Severity)	Kemudahan dideteksi (D= Detecability)	Risk Priority Number (RPN) RPN = OxSxD	Solusi	Indikator untuk mengukur keberhasilan dari solusi

• Tentukan batasan Cut Off Point RPN yang termasuk prioritas
• Tentukan kegiatan untuk mengatasi (design action / solution)
• Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil
• Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut
• Hitung kembali RPN sesudah dilakukan solusi perbaikan

• Menetapkan “ Cut Off Point “ dengan Pareto

Modus Kegagalan / Kesalahan	RPN	Kumulatif	Persentase Kumulatif
Modus 1	320	320	26.40%
Modus 4	270	590	48.70%
Modus 3	240	830	68.60%
Modus 2	160	990	81.80%	Cut off point
Modus 6	100	1090	90.10%
Modus 5	80	1170	96.70%
Modus 7	40	1210	100%

Jadi yang harus ditindaklanjuti dengan solusi adalah modus 1, modus 4, modus 3, modus 2

Berikut tulisan FMEA Ruang Farmasi, FMEA Loket Pendaftaran, FMEA Laboratorium & FMEA Ruang Kesehatan Gigi